テレワーク中のコミュニケーションはどうする？おすすめツールを紹介！
テレワーク時のコミュニケーションの難しさに困ったことはありませんか？コロナウイルスが流行し、テレワークがニューノーマルな働き方として社会に浸透しました。テレワークにはメリットが多いですが、一方でコミュニケーションの取りにくさがデメリットとして取り上げられます。
この記事ではテレワーク中のコミュニケーション不足を解決するツールを2種類ご紹介いたします。
コミュニケーションツール①Web会議システム
Web会議システムは、インターネットを通じて会話や会議が行えるツールです。テレワーク中の打ち合わせを行う上では必須のツールであります。
Web会議システムを利用することで、お互いの表情を読み取ることができ言葉だけでは伝わらない細かいニュアンスも伝わりやすく、テレワークように離れていても意思疎通がしやすくなります。
テレワークではコミュニケーション不足が原因で不安を抱えやすいからこそ、体調やメンタルヘルスも含めて表情や様子から社員の状態を判断することもできるでしょう。
テレワーク環境でWeb会議をするのであれば、私は「FreshVoice」をおすすめします。FreshVoiceはリリースされてからハッキングや乗っ取りといった被害を一度も受けたことがない、強固なセキュリティを誇っています。また、複数人が同時に話しても音が潰れずにクリアに聞くことができるため、多拠点・複数人でのWeb会議に最適です。
クラウド版とオンプレミス版があるため、各企業ごとに最適な導入をすることができます。無料トライアルやデモも行っているのでぜひご体験ください。
コミュニケーションツール②チャットツール
チャットツールはビデオ通話やWeb会議システムのように映像はないものの、文字やスタンプよるコミュニケーションが図れます。メールのようにかしこまった定型文を用いたり、挨拶文を記載したりする必要がなく、気軽な会話ができるツールです。
雑談のような気軽なコミュニケーションも交え、社員がモチベーションを維持できるように工夫して活用するのもよいのではないでしょうか。チャットツールは日常的な業務の確認に役立つのはもちろん、朝会のような短時間で行われるコミュニケーションの機会を設けるのにも向いています。
Slack
IT企業を中心に、多くの企業で導入されているチャットツール「Slack」。シンプルなチャット機能はもちろん、スニペット機能やメッセージのスレッド表示などが備わった高機能なチャットツールです。
プロジェクトやトピックごとに、必要なメンバーをチャンネルに集約することができる『Slack』では、チームでの仕事を効率的に進めることが可能です。
特に、従業員数が多く、拠点が複数箇所に分散している大企業や、海外とのコミュニケーションが多いグローバル企業などにおすすめです。
Chatwork
「ChatWork」は、2020年6月時点で国内企業27.3万社での導入実績を誇る、人気のビジネスチャットツール。ITに詳しくない人でも使いこなせるシンプル設計と、便利なタスク管理機能が魅力です。
国際的なセキュリティ規格の取得や、第三者機関によるセキュリティ監査の実施などもしているため、多くの大企業や官公庁でも導入されています。高水準のセキュリティと、シンプルで使いやすいチャット機能を導入したい企業に向いているといえるでしょう。
テレワーク中のルールを策定しよう
コミュニケーションツールを導入したとしても、うまく機能するとは限りません。せっかくコミュニケーションツールを使用するのなら、メリットを上手に活用できるようルールを策定しておくことが大切です。
勤怠の定期的なチェックやスケジュールの入力方法はもちろん、内容の標準化など、業務にかかわるルールを具体的に決めておいたほうがまとまりやすくなります。
また、チャットツールはオフィスにいる時とは違い、相手がすぐ返事を返せる状況にあるかどうか分かりません。即レスを求めない、緊急性の高い内容の場合は電話を使うなど、状況に応じた対処法を選択するように決めておく必要もあります。テレワークであっても仕事とプライベートを区別できるよう、オン・オフの切り替えがしやすいルール作りもしておきましょう。