テレワークの必須ツールを厳選！Web会議・チャット・勤怠管理など

2021年9月29日2022年1月19日

テレワークが普及している中、Web会議やチャット、勤怠管理システムなどを採用する企業が増えています。気軽にやり取りすることができ、資料を共有することが可能です。パソコンやスマートフォンなどを使ってスムーズな勤怠管理を行うことができ、場所を選ばず手軽に利用することが可能です。

テレワークに必要なツールがあります

Web会議システムを使用する場合、専用設備やネットワーク環境など複雑な設定は必要ありません。クラウドサービスを利用することができ、インターネット回線に繋がっている端末があると、場所を選ばず簡単にどこからでも接続することが可能です。パソコンはもちろんスマートフォンやタブレットにも対応することができ、カメラやヘッドセットなど簡易的な機器で利用することができます。リーズナブルな価格で導入することができ、テレワークには不可欠なアイテムです。気軽にリモート会議に参加することができ、リモート会議のツールとしてWeb会議やテレビ会議、電話会議などを利用することができます。
Web会議システムは遠隔拠点と音声のやり取りや資料の共有を行うことができ、テレビ会議システムは専用線を使用して画像や音声で会議を行うことが可能です。電話会議の場合、固定電話回線や携帯電話回線などを使って音声だけでやり取りするツールになります。テレワークを行うならこれらは導入しておきたいツールです。

コミュニケーションの活性化に繋がります

ビジネスチャットはビジネス用途に特化したツールで、導入する企業が増えています。テレワークにも利用されており、自由なコミュニケーションを実現することが可能です。チャットの場合インターネットに接続できる環境なら、場所を問わずいつでもコミュニケーションを図ることができます。テレワークのような離れた場所で作業していても、複数人で集まって話せる場所がオンライン上にあるイメージです。参加者はパソコンやスマートフォンなどを通して、いろいろなメッセージを送信したり返信することができます。資料を配布する時は電子ファイルを送信すると共有することが可能です。
音声通話やビデオ機能などのあるビジネスチャットもあり、会話に参加するメンバーを区別したい時は参加者を設定し、他の人にはメッセージを閲覧できないようにもできます。気軽なコミュニケーションが可能になり、活性化にも活用できます。チャットなら定型の挨拶文はなく、誰のメッセージなのか分かるようになっています。メッセージの作成や確認などにかかる時間も少なく、自分の都合の良いタイミングで、リアクションすることが可能です。移動時間の合間に、スマートフォンを使って閲覧返信もできます。

他のシステムの連携できます

勤怠管理システムは出退勤などの時間管理を行うシステムで、従業員の出退勤時刻について正確に把握したり、適切な労働時間の管理を実行することが可能です。他システムと連携することによって、給料管理の業務効率化にも役立ちます。
勤怠管理システムにはいろいろなメリットがあり、正確に従業員の出退勤時間を管理できます。タイムカードの列に並ぶこともなく、テレワークを行う際従業員が自分でスムーズに出退勤時間を申請することが可能です。勤務記録をデータ出力して給与計算できるようになるので、人的ミスが発生しにくいでしょう。勤怠管理のためだけにわざわざ出勤する必要もなく、中には顔認証システムが搭載されているものもあるので、不正な入力を防止することが可能です。
労務時間を正確に管理することによって、サービス残業やみなし残業などを防ぐことができ、テレワークでも働きやすい職場環境をサポートすることができます。業務効率化によるコスト削減を実現することができ、給与計算システムと連携したり両方のシステムが入ったものを利用すると、出退勤時刻の記録はもちろん給与が自動計算されるので、効率的に事務作業が可能です。

テレワークを実施するにおいて、Web会議やチャット、勤怠管理システムなどを利用すると便利です。場所や時間を問わず、自宅において気軽にコミュニケーションを図ることができます。情報を共有化することができ、テレワークを上手に活用すると業務を効率化することが可能です。